时间管理的基本知识
我们每天都被分配至同样的时间。我们没有办法将时间储存起来，没有办法让时间慢下来，也没有办法让时间略过不用它。当然，我们大部分的时间都被家庭、教师、朋友、伴侣和雇主所控制。
基本知识
我们每天都被分配至同样的时间。我们没有办法将时间储存起来，没有办法让时间慢下来，也没有办法让时间略过不用它。当然，我们大部分的时间都被家庭、教师、朋友、伴侣和雇主所控制。此外，每天大部分时间都用于饮食、睡眠、穿着打扮以及其他的日常活动。
但是不论长短，我们每天总有一些时间完全由自己掌控。我们如何安排这段时间将会决定我们享受生活的程度、决定我们实践重要目标的多少、并在晚年追忆时认为自己的人生是否成功。
时间管理基本上就是通过减低时间的浪费，并充分利用每天的每分每秒尽可能完成您所要完成的事。这两者双管齐下妥当安排空余时间。
要掌握好时间管理的艺术可以遵循以下几道简单的指导原则：
- 制定清楚明确的目标和优先事项。当我们弄清楚自己的个人与职业目标及优先事项时，我们会有更多机会过我们想要过的生活。如果我们对于自己要尝试实现的目标没有清晰的概念，即使使用最新的杰出的时间管理工具也无法帮到我们。
- 把私人与职业的优先事项置入生活当中。若特定项目（例如家庭时间或运动），是您的优先事项，先把它们写下来，然后再写下您的会议、差事和其他事项。对其余的事项就要说「不」。有能力设定限制是效率人士与忙碌人士的差别。
- 在任何时间都要专心投入执行重要事情。
- 仅使用一份日历或行事历并随身携带，以便任何时刻都随手可得，并不会遗忘任何事情。确保日历行程内包括一份经过优先排序的日常任务清单、预约日程表以及您希望实现但尚未排定具体日期的任务列表。
听起来很简单吧，但是如果您遵循这些策略，您将可以掌控时间而不是让时间掌控您。
关键时间管理秘诀
关键秘诀 1
唯一能够真正被您控制的是您自己。一旦涉及其他人，我们就会失去控制。例如，将个人通勤时间安排到最后一秒只会造成心烦意燥甚至可能引发路怒。控制您可以掌控的事情，更实际地计划您无法掌控的事情，并学会从容应付。
关键秘诀 2
花时间制造时间。每天最重要的时间可能是您预留用来计划当天其余事情的那10-15 分钟的时间。每天至少空出一段自己的时间，并计划当天要处理的事情。
关键秘诀 3
找出主要令您分心的事项可帮助您避免或减少它们。分心会妨碍我们实现目标。
关键秘诀 4
清理个人的办公桌！杂乱会削弱您的创造性和精力。站在垃圾桶旁边打开邮件并把没有用的信件直接扔掉！在傍晚回家前把办公桌清理干净。
关键秘诀 5
在日历上记录所有承诺的事项（包括个人和职业），以便您能敏锐察觉冲突的优先事项。
更多时间管理建议
分秒必争
- 集中注意力。当不受打扰的时候，您可完成的会更多。因此有计划地安排您的时间表是非常重要的，这能让您同时处理多项类似或相关的事项。不论再多繁忙的环境下，您还是会想要找出一两个小时的时间不受任何的干扰，把工作完成。
- 确认预约。每个月避免一两个被取消或延后的预约将节省您很多的时间。
- 转托。将更多时间投入到重要的事项可让您更有效率，即便您得花更多钱将一些事项转托给他人。成功的转托任务涉及发现并培养称职的转托对象，解释您想要的结果直至转托者明白为此，以及监督转托者在做什么，但是不要过分控制他或者亲自完成事项。
- 一次成功。这比反复重做的效率要高得多。如果您认为自己没有时间在首次尝试时即做正确，那么您如何找出更多的时间来重做这项工作呢？
- 避免开会，除非确实必要。您可以通过电话、传真、电子邮件、共享文件或是委派您的转托者替您参加会议。
同时做两件事
开车时倾听有声书籍。利用散步的时间讲电话。这些都是同时做两件事的范例。您会发现许时机会来尝试此项技巧。只要您不是脑外科医生或飞行员，您就能使用它来节约大量时间。但是要注意：擅长多任务处理之人往往会感觉过度程式化，并且可能会发出信号，暗示别人自己没有时间满足他人所需。请记住，平衡往往比效率更重要。
购买额外时间
从某个角度而言，金钱只是存储起来的时间和精力。您可以通过特定类型的花费将部分金钱再次转化为时间。例如，与没有电脑相较之下，使用电脑可以更快速地做数学和修饰您的写作。购买一个（或新的一个）可以让您创造出更多时间做其他活动。同样，您可以花 1 小时步行上班，也可以花 15 分钟驾车上班。 购买一辆汽车会让您每次为其他活动节约出 45 分钟的路程时间。不要害怕购买您需要的帮助，以创造出更多时间。
及时规划
有些事情最好在最后一分钟内做完。例如，如果您在星期一审查报告，但却直到星期五才会和老板讨论此报告，您则会发现在开会前一秒自己仍在仔细查看报告。审查报告最好只进行一次，并且刚好在和老板开会之前。（确定您需要快速查看报告的确切时间是准确规划的一项重要优势）。同样，如果您正在为三月份会议制作演示文稿，并且您在一月份就做完了，那么您极有可能被迫修改演示文稿，以反映三月份会议之前的最新动态。
常见问题
我如何知道自己到底要达到什么？
如果不知道，您怎么能感到满意呢？无论您认为自己有多困惑，但在心底里您完全清楚自己想做什么。它绝对不只是躺在海滩上喝啤酒。剥掉层层的包装并发掘真正自己重要的成就渴望，可尝试以下两项诀窍：
- 撰写自己的墓志铭。您希望如何被他人铭记在心？为了什么成就？在这些成就当中，哪些像是可以立即执行的人生目标？
- 回想童年时光。您的志愿是什么？您喜欢什么？什么能带给您最大快乐？这些都是构成您至今仍保留之兴趣基础的强有力的线索。
拟定计划的时间难道不会多过工作的时间吗？
您认为查看地图会让旅行前往目的地所需的时间延长吗？计划会节约时间。如果您想证明此点，请尝试如下试验：在您接下来的六个项目中，计划其中的三项。把您在每个项目所花费的时间记录下来。您将会发现有计划的项目会为您平均节约5%至15%的时间。
我尝试有效利用时间，但是我得依赖于其他未能有效管理时间的人。我该怎么办？
这取决于他们是谁。如果您的老板是极其糟糕的时间管理者，并且他拥有很多坏工作习惯以及突然改变方向和优先事项，您将不得不依赖自己的时间管理技能来保持生产力。 如果下属是糟糕的时间管理者，您可以让他们学习时间管理策略和技巧，以让每小时的努力有更多的成果。如果同事或客户正在打乱您的时间管理工作，则尝试激励他们去更好地适应您的时间管理风格。化解要求太多之人的最佳方法之一是询问：“你希望我延迟你哪个项目的最后期限，以便我有时间致力完成这个新项目？”
我试图制定计划，但我还总是在最后期限的三天后才完成工作。有什么补救办法吗？
逆向安排日程表。制作一份完成项目所需的步骤以及每项步骤所花的时间。然后将它们写在日历上，从最后期限开始，从最后一项任务到第一项任务逆向填写。这会为您提供准时完成项目所需的「最不可能的开始日期」。为确保能准时完成，提早10%-15% 的时间开始行动，以便您有时间应对意外问题，且仍确保项目准时完成。
有时后，计划赶不上变化。虽然已经计划好了，但还是会有心情不佳以及一些突发状况的时候，导致无法履行计划。那该怎么办？
不要把日程表安排的太过仔细。制定一份每天待办重要任务列表，但不要将工作安排超过50%至60%的时间。把其余的时间用来应对突发状况。此外，随意调整日程表上的任务，以完成您其他更加重要的任务。 有些人喜欢在早上做具体细致的工作，然后在下午进行人际交往或战略思考。其他人则喜欢不同的序列。当您从事和当前个人情绪匹配的工作时，您将能最大限度地提高自己的生产力。
资源
《时间管理对于职场人员有何意义？》
https://www.ttyyaa.com/drticle/294.html
书籍
Covey, Stephen R., 《高效能人士的七个习惯》 (The Seven Habits of Highly Effective People)。 Simon & Schuster, 1990 年。
Lakein, D., 《如何掌握自己的时间和生活》 (How to Get Control of Your Time and Your Life)。New American Library, 1996 年。
职选管理咨询。（2020年更新）。 时间管理的基本知识。上海：作者。
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